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Barenboim-Said Akademie: Dekanatsassistenz, ohne Frist

DEKANATSASSISTENZ
Administration, Vollzeit (40 Arbeitsstunden pro Woche)

Übersicht

Diese Position unterstützt das Büro des Dekans bei administrativen und operativen Vorgängen, und ist für die reibungslose Bearbeitung von anfallenden Aufgaben zuständig. Die Dekanatsassistenz unterstützt das Büro des Dekans bei der Durchführung von Studierendenaktivitäten, Meetings und Konferenzen.

Kandidat*innen sollten eine hohe Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten nach kurzer Einweisung und Erfahrung in einem dynamischen multikulturellen Umfeld mitbringen. Zielorientierung und Teamfähigkeit sind ebenso wichtig wie kulturelle Sensibilität und Diskretion. Die Hauptsprache der Barenboim-Said Akademie ist Englisch.

Aufgabengebiet

  1. Administrative und operative Unterstützung des Dekanatsbüros.
  2. Administrative Unterstützung von Fakultätssitzungen und Mitarbeiterbesprechungen.
  3. Koordinierung der folgenden Prozesse, die der vertraulichen Bearbeitung von Personalunterlagen erfordern: Lehrkräfterekrutierung, Anstellungen, Evaluierungen von Dozent*innen, und Studierendenunterlagen.
  4. Unterstützung der Koordinierung und Vorbereitung von Vorlesungen und Seminaren. Vorbereitung und Überprüfung von Änderungen bei Stundenplänen, Raumverteilung, Sprechstunden etc.
  5. In Absprache mit dem Dekan unterstützt die Dekanatsassistenz die Organisierung und Koordinierung von Sonderveranstaltungen, Versammlungen und Konferenzen, an denen Mitglieder der Barenboim-Said Akademie beteiligt sind.
  6. Ausgaben- und Budgetmanagement. Darunter fällt die laufende Buchhaltung, Erstellung von Reisekosten- und sonstigen Abrechnungen, Koordinierung mit dem CFO/Kanzlers bezüglich Management und Verteilung des Budgets.

Anforderungen

  1. Abgeschlossenes Bachelor-Studium.
  2. Hervorragende Beherrschung des Englischen und Deutschen in Wort und Schrift; weitere Sprachen, insbesondere Arabisch oder Hebräisch, sind von Vorteil.
  3. Ausgezeichnete Computerfähigkeiten – MS Word, Excel, Outlook; Adobe Suite und HTML von Vorteil. Bereitschaft zum Erlernen zusätzlicher Programme und Systeme (Campus-Management-Systeme, CMS)
  4. Hervorragende soziale Kompetenz
  5. Hervorragende Fähigkeiten im Büromanagement. Vorherige Erfahrung im universitären Umfeld bevorzugt.
  6. Vertraulich mit Datenerfassungs- und Raummanagementsysteme (CAS, ASIMUT, Evis, etc.)

Die Bezahlung orientiert sich an vergleichbaren Stellen an öffentlichen Hochschulen (TVöD-Bund).

Bei Interesse senden Sie bitte Ihren Lebenslauf, ein Anschreiben und andere relevanten Unterlagen an jobs@barenboim-said.com. Die Akademie akzeptiert laufend Bewerbungen und möchte diese Stelle so schnell wie möglich besetzen.

Veröffentlicht inBildung / ForschungDrittmittel / Finanzen / FundraisingKommunikation / LobbyingKoordinationProjekte / VeranstaltungenStellenarchivVollzeit
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Ich wünsche alles Gute für die Bewerbung und freue mich immer über Erfolgsmeldungen!