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Weltfriedensdienst: Koordinator/in, 16.3.

Wir besetzen eine Stelle zur

Koordination einer Partnerfachtagung
im Rahmen des Zivilen Friedensdienstes

Für die Stelle sind bis zu 8 Monate à 25 Wochenstunden von ca. April bis November 2014 vorgesehen. Die Aufgaben umfassen organisatorische und inhaltlich-konzeptionelle Arbeiten. Bürostandort ist Berlin oder Hamburg.

Beschreibung des Arbeitsplatzes (Bereiche A + B):

A. Organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Partnerfachtagung
     (Stellenanteil ca. 10 Wochenstunden, April – Oktober 2014)

Erwünschte Kenntnisse und Fähigkeiten:

  • Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch (Portugiesisch von Vorteil)
  • Erfahrung in der Organisation größerer Veranstaltungen/Projekte
  • Organisationstalent

Aufgabenbereiche:

  • Organisation von Visa, Flügen, Krankenkasse, Unterkünften für internationale TeilnehmerInnen
  • Organisation des Transports der internationalen PartnerInnen vom / zum Flughafen
  • Koordination der Herrichtung der Konferenzräumlichkeiten (Säle, Konferenzbüro, Rezeption)
  • Organisation von Ausstattung und Material (Medientechnik, Geräteüberwachung und Betreuung, etc.)
  • Organisation und Koordination eines Rahmenprogramms für internationale PartnerInnen (Fachliche Exkursionen, Besichtigungen, Stadtführungen, Bootsfahrten, Orientierung in der Stadt: Einkaufsmöglichkeiten, U-Bahnfahrten, etc.)
  • Organisation, Gewährleistung und Koordination der Übersetzungen / Dolmetschen und Simultanübersetzung ins Englische, Französische, Portugiesische der Konferenz / Podiumsdiskussion, des Rahmenprogramms und der inhaltlichen Online-Diskussion zur Vorbereitung der Tagung
  • Organisation von Lobby/Advocacyterminen mit Abgeordneten und anderen wichtigen GesprächspartnerInnen für die internationalen PartnerInnen
  • Einbindung von WFD, ehrenamtlichen Mitgliedern und PraktikantInnen in Planung,
  • Organisation und Ablauf der Konferenz (bei Bedarf?)
  • In Absprache mit WFD Koordination des Zeit- und Ablaufplans
  • In Absprache mit WFD Finanzabteilung  – Übersicht von Verträgen und Abrechnung mit ReferentInnen, ÜbersetzerInnen, etc.   – Angebotsmanagement (Einholen Auswahl etc.) und Abrechnung bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik, Übersetzung)
  • Koordination und Kontrolle von Zulieferern
  • Erstellung und Aktualisierung des TeilnehmerInnenverzeichnisses
  • Dankschreiben an Abgeordnete und andere GesprächspartnerInnen nach der Konferenz
  • TeilnehmerInnenverwaltung

B. Fachliche Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung der Partnerfachtagung
(Stellenanteil ca. 15 Wochenstunden, April  – November 2014)

Erwünschte Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Sprachkenntnisse Englisch und  Französisch (Portugiesisch von Vorteil)
  • Begleitung partizipativer Prozesse
  • Erfahrung in Gestaltung und Organisation größerer Tagungen und der Konzeption von Workshops/Seminaren
  • Erstellung von Dokumentationen / Veröffentlichungen

Aufgabenbereich

  • Klärung grundsätzlicher Fragestellungen (Ziel, Form, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen etc.)
  • Inhaltliche Konzeption und Umsetzungsplanung der Tagung anhand von Vorgaben, gemeinsam und nach Rücksprache mit dem WFD und der PartnerInnen des WFD
  • Planung, Betreuung und Durchführung der Tagung (Hauptverantwortung für den Ablauf der Tagung)
  • Erstellung des Tagungsprogramms (Begrüßungsveranstaltung, Tagesveranstaltungen, Workshops, Plena, Präsentationen, Podiumsdiskussionen, etc.)
  • Identifizierung und Verpflichtung geeigneter ModeratorInnen, ReferentInnen und Podiums-TeilnehmerInnen in Absprache mit WFD.
  • Kommunikation mit internationalen PartnerInnen, Call for papers
  • Moderation von Online-Diskussionen zur Vorbereitung der Partnerfachtagung
  • Zusammenstellen von Diskussionsbeiträgen und Hintergrundpapieren zu den Tagungsthemen (Erstellen eines Konferenzreaders)
  • Erstellung und Druckabwicklung des Tagungsprogramms
  • Zuarbeit für die Erstellung und Organisationeines öffentlichen Begleitprogramms (Filmreihe, Ausstellungen, Veranstaltungen)
  • Zuarbeit für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Tagungsdokumentation und Bearbeitung der Tagungsdiskussionen und Ergebnisse für weitere Veröffentlichungen.

Die Thematik der fünftägigen Fachtagung wird im Vorfeld im Austausch mit den ProjektpartnerInnen präzisiert. Eine Rolle spielen werden Wirkungsorientierung, Wissensmanagement, Ressourcenkonflikte und Advocacy.

Wir bieten

  • einen Vertrag in Anlehnung an TVöD-Entgeltgruppe 11;
  • anspruchsvolle, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben;
  • die Zusammenarbeit mit einem engagierten Team und erfahrenen WFD-ProjektpartnerInnen und KooperantInnen.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, relevante Arbeitszeugnisse, Lebenslauf ) bis 16. März per E-Mail an auslandsbereich@wfd.de; Kopie: friedrich@wfd.de. Wir laden besonders auch Menschen mit Migrationshintergrund ein, sich zu bewerben.
Interviews finden voraussichtlich in der letzten Märzwoche statt. Bitte geben Sie an, auf welchem Weg Sie von der Ausschreibung erfahren haben.

Weltfriedensdienst e.V. ,Hedemannstr.14 , 10969 Berlin, www.wfd.de

Quelle: http://www.wfd.de/ueber-uns/jobs/geschaeftsstelle.html

Veröffentlicht inNGO / Stiftung / SozialunternehmenProjekte / Veranstaltungen
Ich wünsche alles Gute für die Bewerbung und freue mich immer über Erfolgsmeldungen!