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Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt: Sachbearbeitung für protokollarische Fragen, ohne Bewerbungsfrist

Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Sachbearbeitung für protokollarische Fragen

Politikwissenschaftlerin oder Politikwissenschaftler o. ä.

Beginn: ab sofort
Dauer: zunächst befristet auf 2 Jahre
Vergütung: bis Entgeltgruppe 11 TVöD
Beschäftigungsgrad: Vollzeit

Ihre Mission:

Die Abteilung Protokoll stellt ein Verbindungsbüro und somit die zentrale Stelle für alle relevanten Anfragen der Bundes- und Landesministerien dar und ist organisatorisch der Vorstandsvorsitzenden zugeordnet.

Ihr Aufgabenspektrum umfasst die Koordinierung zur Beantwortung von Anfragen aus Bundes- und Landesministerien mit den relevanten Abteilungen, Instituten und Einrichtungen im DLR sowie protokollarische Inhalte, die von der Organisation und Koordination repräsentativer und politischer Termine des Vorstands bis hin zu Einzelfragen des angemessenen Umgangs reichen.

Zu Ihren Tätigkeiten gehören im Einzelnen:

  • Zentrale Steuerung repräsentativer Treffen / Termine des DLR-Vorstandes
    • Bewertung der Termine und Festlegen des Formats
    • Selektion der relevanten und notwendigen Informationen für den jeweiligen Termin
    • Erstellen der (Projekt-)Planung für das Besuchsprogramm mit Festlegung der am Standort erforderlichen Beiträge durch die Institute / Einrichtungen (z. B. Besichtigungen, Gesprächspartner, Ausstellung / Exponate)
    • Inhaltliche Detailplanung / -vorbereitung und Begleitung der Termine
    • Erstellen von inhaltlichen sowie protokollarischen Vorbereitungsunterlagen für den DLRVorstand
  • Bearbeiten offizieller Anfragen aus Bundes- und Landesministerien
  • Abwesenheitsvertretung der Abteilungsleitung

Die Tätigkeit erfordert insbesondere die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, da Veranstaltungen und Reisen häufig außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit und an Wochenenden sowie in den Abendstunden stattfinden. Darüber hinaus ist die Tätigkeit mit zahlreichen Dienstreisen verbunden.

  • abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor / FH-Diplom) der Studienrichtung Politik, Verwaltung und Organisation oder für die Tätigkeit ähnlich relevante Studiengänge, alternativ entsprechende Aus- und Weiterbildungen sowie Fachkenntnisse auf Bachelor-Niveau
  • Erfahrungen in der Organisation und Durchführung von Terminen/Veranstaltungen mit hochrangigen Gästen sowie nachgewiesene interkulturelle Kompetenz
  • Berufserfahrung im protokollarischen Bereich bzw. in einer Umgebung, wo protokollarisches Handeln praktiziert wurde sowie Erfahrung im Umgang mit protokollarischen Fragen
  • Kenntnisse des politischen Systems der Bundesrepublik Deutschland sowie der Hierarchien in politischen Institutionen wie zum Beispiel in Ministerien und Parlamenten
  • nachweisbare Managementkompetenz einschl. betriebswirtschaftlicher Kenntnisse
  • sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Level) und möglichst Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache
  • hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und große Einsatzbereitschaft
  • gewandtes, sicheres und höfliches Auftreten
  • ausgeprägte Organisationsstärke und Verhandlungsgeschick
  • hohe Belastbarkei
  • selbständige Arbeitsweise
  • sehr gute Microsoft-Office Kenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit Leitungsabteilungen in Ministerien wünschenswert

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (m/w/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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Fachliche/r Ansprechpartner/in
Kirsten Rahmann
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Tel.: +49 30 67055-9628
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Veröffentlicht in Kommunikation / Lobbying Konzeption Koordination Projekte / Veranstaltungen Berlin und Umgebung Bildung/Forschung Vollzeit