Zum Inhalt springen
B

MICHEL International Relations & Services: Liaison Officer, 16.10.

Bewerbungsfrist endet am Freitag, 16.10.2020

STELLENBESCHREIBUNG

LIAISON OFFICER FÜR DEN BEREICH VERANSTALTUNGSORGANISATION DER DEUTSCHEN GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH

Unsere Agentur MICHEL International Relations & Services (MICHEL IRS) wurde durch die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH (GIZ) beauftragt, ihren Arbeitsbereich Veranstaltungsorganisation bei der Organisation hochrangiger Veranstaltungen zu unterstützen.

MICHEL IRS sucht nun Kandidatinnen und Kandidaten (w/m/div) für die Aufgabe als Liaison Officer (LO) während dieser Veranstaltungen in der zweiten Jahreshälfte 2020 für das Teilnehmendenmanagement im Rahmen von Konferenzen.

1. Berufsbezeichnung

Liaison Officer (LO) für das Teilnehmendenmanagement im Rahmen der Veranstaltungsorganisation der GIZ.

2. Stellenbeschreibung

Ein LO betreut in der Regel eine internationale Delegation während ihres Aufenthalts in der Bundesrepublik Deutschland. Er/Sie fungiert als erste Anlaufstelle für die Delegation während ihres Besuchs und als Bindeglied zu anderen relevanten Stellen der Veranstaltungsorganisation.

Die Aufgaben des LO beinhalten: 

Bei allen Aufgaben der Delegationsbetreuung sind die geltenden Hygieneregelungen (COVID-19) strikt einzuhalten!

  • Enge Zusammenarbeit mit einem Gruppen Liaison Officer (GRLO), der/die während der gesamten EU-Ratspräsidentschaft mit der jeweiligen Delegation in Kontakt steht
  • Kontinuierlicher Kontakt mit der jeweiligen Delegation ab bis zu 10 Tage vor der Veranstaltung
  • Regelmäßiger Austausch zwischen der GIZ, deren Auftraggeber (AA) und der Delegation bzw. den diplomatischen Vertretungen im Vorfeld der Veranstaltung
  • Schnittstellenmanagement zwischen Delegation, GIZ, dem Auftraggeber AA, Sicherheitsbehörden, Transportteam, Veranstaltungsorten, Flughäfen und anderen relevanten Behörden bzw. Akteur*innen
  • Begleitung von Delegationsmitgliedern bei bilateralen Treffen zwischen der Delegation und anderen Delegationen und/oder den Medien
  • Begleitung der Delegation, insbesondere der Leitung der Delegation, unter Umsetzung der protokollarischen und logistischen Vorgaben von Ankunft bis Abreise
  • Protokollarische Aufgaben wie z.B. Begrüßung und Verabschiedung der Delegation am Flughafen
  • Gewährleistung des Zeitmanagements in Übereinstimmung mit den offiziellen Programmpunkten der Veranstaltungen und der Zeitpläne der Delegation (hauptsächlich der Delegationsleitung)
  • Anlaufstelle für alle relevanten Informationen
  • Unterstützung bei der Akkreditierung der Delegation
  • Administrative Unterstützung in Bezug auf Dienstleistungen wie: Kurierdienste, Fotokopieren, Recherchen (z.B. Reiseangelegenheiten), Gepäck; Ad-hoc-Unterstützung der Delegation
  • Koordination mit den Unterkünften der Delegation

3. Anforderungen:

  • Außergewöhnliche akademische und/oder gleichwertige Leistung(en)
  • Erste Erfahrungen mit internationalen Konferenzen, vorzugsweise mit einem Schwerpunkt in den Bereichen Politik, Entwicklung oder internationale Beziehungen
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie vorzugsweise Kenntnisse in weiteren Fremdsprachen
  • Adressatengerechter Umgang sowie interkulturelle Kompetenz gegenüber hochrangigen internationalen Gästen, Kolleg*innen und Vorgesetzten wird vorausgesetzt
  • Flexibilität und Stressresistenz
  • Diskretion und verbindliches Auftreten
  • Gepflegtes Äußeres
  • deutsche Staatsangehörigkeit oder die eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder der EFTA (Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) bzw. dem Vereinigten Königreich
  • Keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis sowie Bereitschaft zu einer Sicherheitsüberprüfung durch deutsche Behörden

4. Vertragslaufzeit:

Übersicht der voraussichtlichen Einsatzzeiträume:

Nr. Ort Einsatztage LO (voraussichtlich)
1 Deutschland 02.11.-05.11.2020 gegebenfalls Schulung
2 Deutschland 17.11.-02.12.2020
3 Deutschland 03.12.-16.12.2020

Vor Beginn des ersten Einsatzes ist nach aktuellem Stand eine Schulung vorgesehen, diese wird virtuell durchgeführt oder gegebenfalls als Präsenzveranstaltung in Berlin.
Es besteht ggf. die Möglichkeit eines weiteren Einsatzes im Mai 2021 im Rahmen einer hochrangigen Veranstaltung.

Je flexibler Sie bezüglich der oben aufgeführten Termine und Einsatzzeiträume sind, desto größer ist Ihre Chance für den Posten des LO ausgewählt zu werden.

5. Art des Vertrags:

Für alle Einsätze von LOs sind freiberufliche Verträge vorgesehen. Steuererklärungen sowie die Zahlungen aller Sozialabgaben liegen in der vollen Verantwortung des LO. Der LO stellt MICHEL IRS nach jedem Einsatz unter Verwendung der bereitgestellten Vorlage eine Rechnung. Beachten Sie, dass auf allen Rechnungen eine gültige Steuernummer angegeben werden muss.

Bitte überprüfen Sie Ihren persönlichen Beschäftigungsstatus (Studierende, Selbständige oder andere) sowie Ihren Steuerstatus vor Beginn des ersten Einsatzes bei der zuständigen Finanzbehörde und/oder Ihrer Steuerberatung.

Besondere Vereinbarung anlässlich der COVID-19-Pandemie: Sollten Veranstaltungen in Folge einer Allgemeinverfügung, einer Verbotsverordnung, einer behördlichen Anordnung, die den Zeitraum der Veranstaltungstermine einschließt, oder aufgrund der Entscheidung des Veranstalters nicht durchgeführt werden können bzw. nicht durchgeführt werden, sind beide Parteien zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Im Falle eines Rücktritts vom Vertrag, werden die Vertragsparteien von ihren Leistungspflichten frei.

6. Vergütung:

Ein marktüblicher Tagessatz wird angesetzt. Die aktuell geplante Schulung wird ebenfalls vergütet. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Schulung um einen Ganztageskurs handelt. Reisekosten, Unterbringung und Verpflegung werden für jeden Einsatz einschließlich der Schulung (sofern zutreffend) vollständig übernommen.

7. Ausstattung:

Für die Durchführung des Auftrags wird Ihnen technische Ausstattung zur Verfügung gestellt, die nach Einsatzende vollständig zurückzugeben ist. Der Dresscode für alle Einätze ist „Business“, dazu erhalten Sie von uns eine Übersicht über die Anforderungen an das äußere Erscheinungsbild.

8. Vertraulichkeits- und Datenschutzerklärung:

Die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsklausel ist Voraussetzung für die Übernahme der beschriebenen Aufgaben.

Darüber hinaus werden über ein Onlineportal im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verschiedene persönliche Angaben von Bewerber*innen abgefragt; relevante Unterlagen gilt es einzureichen. Ihre Daten werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen des deutschen Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), verarbeitet. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung, den Erläuterungen zu Bildrechten und den Vertraulichkeitsbestimmungen (als PDF-Download auf Deutsch und Englisch auf der Registrierungsplattform verfügbar).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 

Don´t wait, register now!

Gesines Jobtipps sind handverlesen und für Jobsuchende sowie Arbeitgeber*innen kostenfrei. Und ich verdiene meinen Lebensunterhalt damit – durch freiwillige Zahlungen.

Bitte unterstütz mich mit einem Betrag Deiner Wahl. Danke! 

Veröffentlicht in Kommunikation / Lobbying Koordination Projekte / Veranstaltungen Verwaltung Berlin und Umgebung Weitere